Elektronische loonstrook mogelijk

Door: Marc Verboom | Op: 09/08/2007

Vanaf 2 augustus 2007 kan de elektronische loonstrook (en andere sociale documenten) ingevoerd worden

Een werkgever mag voortaan (onder bepaalde voorwaarden) de volgende (loon)documenten via elektronische weg aan de werknemer bezorgen:

  • de loonstrook;
  • de individuele rekening;
  • de prestatiestaat in geval van een flexibele of variabele uurregeling (arbeidsregeling volgens artikel 11bis, 20, 20bis of 26 van de arbeidswet);
  • het tewerkstellingsattest en de vakantieattesten (af te leveren bij de beëindiging van de arbeidsovereenkomst).

Deze lijst kan, na éénparig advies van de sociale partners in de Nationale Arbeidsraad (NAR), uitgebreid worden bij KB. Een CAO kan voortaan voorzien dat sociale documenten, die ingevoerd worden via CAO, op elektronische wijze aan de werknemer kunnen bezorgd worden.

Procedure

Indien een werkgever sociale documenten elektronisch wenst af te leveren aan de werknemers moet het arbeidsreglement voorafgaandelijk worden aangepast met vermelding van de volgende gegevens:

  • identiteit van de verlener van de elektronische archiveringsdienst (zie verder);
  • wijze waarop de werknemer toegang heeft tot de opgeslagen documenten bij de archiveringsdienst, ook na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Bij de invoering van de mogelijkheid tot het afleveren van sociale documenten via elektronische weg dient bijgevolg de procedure tot wijziging van het arbeidsreglement worden gevolgd. In ondernemingen met een ondernemingsraad komt deze bevoegdheid tot aan de ondernemingsraad. Het arbeidsreglement kan er enkel gewijzigd worden bij unaniem akkoord.

Er moet dus een elektronische archiveringsdienst aangeduid worden. Dit moet een derde partij zijn, onafhankelijk van werkgever en werknemer, die gespecialiseerd is in het elektronisch opslaan van elektronische documenten en die beantwoordt aan de criteria van de wet van 15 mei 2007 (juridisch kader voor verleners van vertrouwensdiensten). Van elk elektronisch document moet een exemplaar bezorgd worden aan de archiveringsdienst. De elektronische archiveringsdienst die de sociale documenten toegestuurd krijgt, moet zo snel mogelijk een elektronisch ontvangstbewijs aan de werkgever terugsturen. Dit ontvangstbewijs vermeldt:

  • de identiteit van de werknemer;
  • de aard van het document;
  • het moment van ontvangst van het document.

Raadpleging en bewaringstermijn

Werknemers moeten de bewaarde documenten op elk ogenblik kunnen raadplegen en het opslaan van de gegevens moet voor hen volledig kosteloos zijn. Ook de bevoegde inspectiediensten moeten toegang krijgen tot de opgeslagen documenten.

De archiveringsdienst moet de elektronische documenten gedurende een termijn van maximaal 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst bewaren (eventueel langer als de wetgeving hierin voorziet). Drie maanden voor het verstrijken van de bewaringsperiode (5 jaar of langer) vraagt de archiveringsdienst per aangetekende brief aan de werknemer wat er moet gebeuren met de documenten na afloop van de wettelijke bewaringstermijn.

Individueel akkoord

Indien aan deze voorwaarden is voldaan kunnen werkgever en werknemer in een onderling akkoord vastleggen welke van de hogergenoemde sociale (loon)documenten elektronisch zullen verstuurd en opgeslagen worden. Het is een keuze à la carte. Het is niet omdat men opteert voor het elektronisch versturen van de (maandelijkse) loonstrook dat ook de (jaarlijkse) individuele rekening elektronisch moet bezorgd worden.

Eén van beide partijen kan steeds éénzijdig op het onderling akkoord terugkomen (behalve tijdens het eerste kalenderjaar). Het bezorgen van het papieren document gaat opnieuw in vanaf de eerste dag van de tweede maand die volgt op de maand waarin het onderling akkoord werd opgezegd.

Voor de individuele rekening is de referentieperiode het kalenderjaar en moet de opzegging van het elektronisch document uiterlijk de laatste werkdag van de maand november gebeuren. De papieren versie komt dan opnieuw in voege vanaf het volgende kalenderjaar.

Elektronische arbeidsovereenkomsten

Ook arbeidsovereenkomsten kunnen voortaan op elektronische wijze worden afgesloten. De arbeidsovereenkomst moet uiteraard voorzien worden van een elektronische handtekening, bijvoorbeeld via de handtekening gekoppeld aan de elektronische identiteitskaart (e-ID). Ook andere systemen kunnen gebruikt worden indien ze voldoen aan dezelfde strenge veiligheidswaarborgen als de e-ID. Het aangaan van een elektronische arbeidsovereenkomst kan noch aan de werkgever, noch aan de werknemer opgelegd worden aangezien niet elke werkgever over een computersysteem met e-ID en e-HR beschikt en niet elke werknemer een computer met internetaansluiting heeft.

 

 

« nieuws overzicht | meer uit deze rubriek